De warme zomerse temperaturen weerhielden onze relaties er niet van om op 4 juni 2018 onze thema-avond over Contractmanagement en Regievoering te bezoeken. Meer dan twintig gasten waren aanwezig op onze nieuwe locatie. Zoals gebruikelijk startten we met gezamenlijk wat te eten en te drinken. De gasten -ook zij die elkaar nog niet kenden- hadden ruimschoots de gelegenheid om met elkaar van gedachten te wisselen dan wel kennis met elkaar te kunnen maken.
Het onderwerp Contractmanagement werd door Willem van Kooij van The Spark Idea Factory toegelicht aan de hand van de door hem ontwikkelde contract lifecycle. De Regievoering, de wijze waarop dat is ingericht en de ervaringen daarmee in de afgelopen vijf jaar, was het centrale thema van Hans Hermans. Hij is als Hoofd ICT Services van de Onderwijsgroep Tilburg in de dagelijkse praktijk ook de klant van Willem van Kooij. Samen zijn zij actief geweest om de regie-organisatie op te zetten en een aanvang te maken met het invoeren van contractmanagement.
Willem van Kooij begon zijn verhaal met een aantal bewustwordingsvragen. Op die manier probeert hij de betrokkenen bij het proces te betrekken: door focus aan te brengen en al een bepaalde mate van actiebereidheid te creëren. Dat is de opmaat voor de introductie van de ‘contract life cycle’. Maar eerst zal duidelijk moeten zijn welke richting de organisatie uit wil. Aan de hand van een ‘kompas / windroos’ waarin de doelen staan, zal voor alle betrokkenen de te volgen koers duidelijk moeten zijn en blijven. Vervolgens wordt een achttal stappen doorlopen; die hangen af van de levensfase van het betreffende contract. Onderscheiden worden: 1. de normale gang van zaken – van start tot beëindiging van het contract; 2. de verlenging van een contract en tot slot, 3. de wijziging van een contract.
De deelnemers herkenden veel van wat Willem van Kooij vertelde. Vragen werden gesteld over hoe om te gaan met niet-bekende vraag en aanbod, het toepassen van een dynamisch service-perspectief, de plaats van de contractmanager in het geheel en de benodigde competenties voor die rol, het afvangen van flexibele verwachtingen, het onderscheiden tussen de fysieke en de logische ketens en de relatie met beheermodellen zoals ITIL. Willem van Kooij sloot zijn verhaal af met de constatering dat deze cyclische benadering essentieel en cruciaal is om tot goed contractmanagement te komen. Centraal daarbij staat de samenwerking tussen klant en leverancier. Dat is een continu proces, waarbij aandacht & energie nodig zijn om in control te komen en te blijven.
Tijdens de pauze werden meningen en ervaringen gedeeld en vragen gesteld aan de sprekers. Dat vormde een natuurlijke ‘brug’ naar de tweede presentatie.
Hans Hermans begon met een schets van de organisatie die hij aantrof vijf jaar geleden en met welk opdracht hij zijn reis was gestart. De ‘Blauwdruk’ was voor allen het vertrekpunt. Het was ook een uitgangspunt dat de veranderingen met de eigen medewerkers zouden worden doorgevoerd. De keuze werd gemaakt om vernieuwingen door de eigen medewerkers uit te laten voeren en te laten begeleiden en voor de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden en meer specialistische onderwerpen, externe partijen in te schakelen. De organisatie werd platter ingericht, met minder managementlagen. Belangrijk bij dat veranderingsproces was om de medewerkers in dat proces mee te nemen. Denken in processen, eigenaarschap tonen; dat stond en staat centraal.
Een paar kenmerkende uitspraken van Hans Hermans: ‘bij contracten bepaalt de zwakste schakel de kracht van de keten’; ‘het gaat om mensenwerk’; ‘hard op de inhoud, maar zacht op de relatie’.
De IT-organisatie waar Hans Hermans leiding aan geeft, is vanaf 2013 gegroeid van 23 naar 34 medewerkers, waarbij een achttal actief is in regierollen.
De status anno juni 2018 beschrijft hij als volgt:
– er wordt volgens beschreven processen gewerkt en geleverd;
– de medewerkers tonen eigenaarschap;
– het projectmatig werken is sterk verbeterd;
– de sturing op meetgegevens dient verder te worden ontwikkeld;
– er is nog onvoldoende draagvlak voor interne SLA’s;
– de volgende stap is om contractmanagement verder uit te bouwen.
We kijken terug op een boeiende avond!
Het team van Service8